Jede Stunde mit Zuschlag. Einzeln belegt.
time-track erfasst Arbeitszeit für Agenturen und Dienstleister und hält fest, welche Stunde welchen Zuschlag auslöst: mit Uhrzeit, Zuschlagsart und der Regel, nach der bewertet wurde. So, wie es der Verwaltungsgerichtshof für steuerfreie Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge verlangt.
| Datum | Von–Bis | Min | Zuschlagsart | Arbeitstag |
|---|---|---|---|---|
| Sa 14.03. | 23:00–24:00 | 60 | Nachtarbeit | Sa 14.03. |
| So 15.03. | 00:00–03:00 | 180 | Sonntagsarbeit | Sa 14.03. |
Eine Tagessumme reicht nicht mehr
Steuerfreie Zuschläge setzen laut VwGH voraus, dass jede begünstigte Überstunde nachvollziehbar aufgezeichnet ist. Die meisten Zeiterfassungen rechnen Zuschläge zwar aus, speichern aber nur das Ergebnis pro Tag. Welche Stunde den Zuschlag ausgelöst hat, lässt sich daraus nicht mehr ablesen.
„jede begünstigte Überstunde zeitlich exakt dokumentiert“
time-track zerlegt jeden Eintrag an jeder Grenze, die etwas ändert: Mitternacht, Beginn der Nacht, Ende der Sollzeit. Jeder Abschnitt hat Beginn und Ende auf die Minute.
„die Zuschläge eindeutig angeführt bzw. gekennzeichnet“
Jeder Abschnitt trägt genau eine Zuschlagsart mit Satz und steuerlicher Einstufung. Mitarbeiter:innen sehen ihre eigenen Zuschläge, jederzeit.
„die Richtigkeit der Zuordnung jederzeit nachvollziehbar“
Zu jedem Abschnitt steht, warum er diese Zuschlagsart hat und welche nachrangig war. Das Regelwerk wird in Fassungen geführt, der Monatsabschluss mit Prüfsumme eingefroren.
Ein Monat in fünf Schritten
Erfassen
Start und Stop im Browser, am Schreibtisch oder am Handy. Arbeit über Mitternacht wird am nächsten Tag gestoppt und endet zur echten Uhrzeit.
Zerlegen und kennzeichnen
time-track teilt jeden Eintrag in Abschnitte und ordnet jedem genau eine Zuschlagsart zu, nach den Sätzen und Zeitfenstern, die Ihre Steuerberatung und Ihr Kollektivvertrag vorgeben.
Anordnen und genehmigen
Vorgesetzte ordnen Überstunden an oder genehmigen sie. Der Vermerk erscheint mit Name und Zeitpunkt im Nachweis. Die eigenen Stunden kann niemand selbst freigeben.
Monat abschließen
Der Abschluss friert den Nachweis je Person mit einer Prüfsumme ein und sperrt den Monat. Eine Korrektur braucht einen Grund und wird als neue Version geführt.
An die Lohnverrechnung
Der Monatsnachweis geht druckfertig (im Browser als PDF speicherbar) und als CSV weiter. Bei einer Prüfung zeigt die Prüfsumme, ob nach der Meldung noch etwas geändert wurde.
Zeiterfassung, die auch das Projektgeschäft kennt
Der Nachweis ist der Grund, warum time-track anders ist. Gearbeitet wird damit jeden Tag: auf Kunden, Projekte und Tätigkeiten.
Projekte, Kunden, Tasks
Jede Zeit landet auf einem Projekt und einer Tätigkeit. Favoriten halten die Auswahl kurz, Projekte haben einen Gültigkeitszeitraum.
Home Office und Sonderverrechnung
Beides pro Eintrag markierbar. Home-Office-Tage je Monat als CSV.
Urlaub und Krankenstand
Abwesenheiten je Jahr, Urlaubsstand inklusive offener Tage aus dem Vorjahr.
Plus- und Minusstunden
Tages-, Wochen- und Monatsübersicht gegen die vertraglichen Stunden, mit Teilzeit und wechselnden Arbeitszeitmodellen.
Projektstunden
Wer wie viel an welchem Projekt gearbeitet hat, für einen frei wählbaren Zeitraum. Rohdaten als CSV.
Hilfe mit Chat
Eine Hilfe zu jeder Seite, auf Wunsch mit einem Chat, der aus dieser Hilfe antwortet. Ihre Betreuung kann mitlesen und selbst antworten.
Guthaben ist noch keine Überstunde
Innerhalb der Gleitzeit ist eine Mehrstunde zunächst Guthaben. Zur Überstunde wird sie durch eine Anordnung, beim Überschreiten der täglichen Höchstgrenze oder am Ende der Durchrechnungsperiode, soweit der Saldo den erlaubten Übertrag übersteigt.
Nur Stunden mit Uhrzeit können begünstigt sein
Eine Überstunde, die erst am Periodenende aus dem Saldo entsteht, hat keine Uhrzeit. time-track weist sie deshalb als Stundenzahl der Periode aus und nie als Sonntags-, Feiertags- oder Nachtzuschlag.
- Durchrechnungszeitraum, Gleitzeitrahmen und Höchstgrenzen je Vereinbarung
- Übertrag und Verfall am Periodenende, nachvollziehbar abgerechnet
- Korrekturen als neue Version, der alte Stand bleibt erhalten
Die steuerliche Beurteilung bleibt bei Ihrer Steuerberatung
time-track rechnet mit den Sätzen, Zeitfenstern und Grenzen, die Ihre Steuerberatung und Ihr Kollektivvertrag vorgeben. Diese Werte werden mit Gültigkeitsbeginn und Beleg hinterlegt, damit eine spätere Neuberechnung dieselben Zahlen liefert wie damals.
Ob die Vorgaben richtig sind, entscheidet nicht die Software. time-track sorgt dafür, dass sie einheitlich angewandt, vollständig belegt und später nachvollziehbar sind. Beträge in Euro rechnet weiterhin Ihre Lohnverrechnung.
Sehen Sie sich den Nachweis mit Ihren eigenen Zeiten an
Wir zeigen time-track in einer Vorführung und besprechen, welche Vorgaben Ihre Steuerberatung und Ihr Kollektivvertrag machen.